Comment réussir un évènement à Caen avec WTECH ?

L’organisation d’un événement n’est pas une mission simple. Il s’agit d’un mandat qui se prépare minutieusement sur de nombreux jours, semaines ou mois. Une organisation réussie nécessite ainsi de prendre en compte différents aspects pour faire face aux défis et anticiper au mieux.

Il est à cet effet conseillé d’avoir une feuille de route. Un spécialiste de l’événementiel comme WTECH peut vous accompagner dans ce processus. Découvrez ici comment réussir un évènement avec WTECH !

Définir ses objectifs

Un évènement réussi est le fruit d’une organisation minutieusement préparée. L’une des premières tâches à remplir est donc la définition des objectifs. Il est important de faire ce point afin de bien s’orienter sur toutes les activités à mener.

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Définir les objectifs de l’événement en amont présente de nombreux avantages. Cette étape permet notamment de choisir le référent technique de votre évènement et les stratégies à appliquer. Il revient alors de se poser la question suivante : pourquoi organise-t-on cet événement ?

S’il s’agit d’une cérémonie d’entreprise par exemple, la réponse à cette interrogation peut être :

  • Augmenter la notoriété de son entreprise ;
  • Signer de nouveaux partenariats ;
  • Communiquer sur le lancement d’un nouveau produit ;
  • Remercier les collaborateurs, etc.

Une fois les objectifs mis en exergue, vous aurez les clés de la réussite de votre organisation.

Définir son budget

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Une fois les objectifs définis, il faut élaborer son budget. Cette étape peut s’avérer complexe surtout si l’on n’a pas d’expérience. Le budget provisoire permet d’éviter les mauvaises surprises, spécialement en matière de finance.

Il aide également à suivre les dépenses et à contrôler la répartition des coûts. Le budget doit prendre en compte toutes les activités à réaliser pour l’évènement. Les postes de dépense à prévoir sont la location du lieu, du traiteur, les rafraîchissements, la sonorisation, le mobilier, etc.

Pour définir le budget, il est important de se poser les bonnes questions. Vous devez être situé par rapport au montant approximatif disponible ou à celui qui sera alloué à l’organisation. N’oubliez pas qu’à mesure que vous avancerez dans l’organisation, les postes pourraient changer.


Il faut à cet effet fixer les montants pour chaque dépense avec une marge. Vous devrez d’ailleurs prévoir une enveloppe pour les imprévus. Elle doit idéalement représenter environ 15 % du budget global.

Il est conseillé pour une bonne tenue de compte d’utiliser des logiciels de planification financière ou de créer un tableau Excel. Vous pourrez suivre et enregistrer chaque dépense et entrée d’argent.

Penser au choix de la salle

Le choix de la salle est également un aspect important. Il compte en grande partie pour la réussite de l’événement. Certains critères doivent en effet être pris en compte pour avoir la bonne salle.

Privilégiez un emplacement facile d’accès et géographiquement proche de tous les convives. Vérifiez aussi que la salle dispose de toutes les commodités adaptées à l’événement.

Préparer la logistique et la technique de l’événement avec WTECH

La logistique et la technique sont des aspects non négligeables. Il faut à cette étape tenir compte de tous les détails, même les plus insignifiants. Vérifiez l’installation du matériel, la qualité de la sonorisation, le type d’éclairage, etc.Pour éviter toute mauvaise surprise, confiez la gestion technique de votre événement à WTECH. L’entreprise basée depuis plus de 10 ans à Caen vous aide à créer un projet sur-mesure. Elle met son savoir-faire et son expertise d’étude technique en sonorisation professionnelle à votre service.

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